1. De uitdagende situatie begrijpen

- English version below -

Met betrokkenen in gesprek gaan over hun (gezamenlijke) wensen

Jouw belangrijkste bijdrage als (aanstaande) professional of onderzoeker in een uitdagende praktijksituatie is er achter te komen wie de relevante betrokkenen zijn, wat hun ervaringen zijn en welke wensen zij hebben. Wat zien zij graag anders in hun situatie? Wat zijn hun issues en waar lopen zij tegenaan, waar willen zij van af of op welke manier willen zij worden ondersteund door anderen? Wat is hun gezamenlijke ambitie? Deze en andere essentiële onderwerpen kun je bespreken met de betrokkenen.

De belangrijkste gespreksonderwerpen zijn:

  1. Wat doe je nu al, en hoe?
  2. Wat zijn jouw wensen en ideale rol hierin?
  3. Onder welke voorwaarden kan dit plaatsvinden?
  4. Op welke manier kun je elkaar hierin ondersteunen?

Tips voor de gesprekken

  • Vul bovenstaande vragen aan met je eigen (nieuwsgierigheids-)vragen!
  • Pas de vraag aan aan degene die je spreekt (met kinderen spreek je anders dan volwassenen)
  • Mensen vinden het erg fijn als ze zich gehoord voelen, wees vriendelijk en toon oprechte interesse
  • Je mag het antwoord niet invullen voor de betrokkene: vraag door! Bijvoorbeeld: “Hoe bedoel je dat?”, “Waarom is dat zo?”, “Kun je een voorbeeld geven?”
  • Vraag om voorbeelden en ervaringen van de betrokkene
  • Stel open vragen (daarop is niet slechts “ja” of “nee” als antwoord mogelijk, maar vertelt iemand bijvoorbeeld over zijn ideeën of deelt een anekdote)

Wie ga je spreken?

Maak, voor een eerste verkenning van de situatie, een lijst met (een inschatting van) voor de hand liggende betrokkenen, wat zij in de situatie doen en wat zij daarvoor wensen. Zie tabel 1 voor een voorbeeld. Je kunt ook een eerste schets van een rijk plaatje maken op basis van wat je al weet over de uitdagende situatie (zie figuur 1).

Maak vervolgens afspraken met betrokkenen voor gesprekken en vertel ze wat ze kunnen verwachten. Tijdens de gesprekken kunnen betrokkenen tips geven over wie je nog meer zou kunnen spreken.

Tabel 1: Voorbeeld van een lijst met betrokkenen en hun issues rondom het thema schoolontwikkeling.

Betrokkene Wens voor ontwikkeling
Leerkracht Wil ondersteuning van de IB-er
Intern begeleider Wil training in coaching
Stagiair ...
...

Aanvullende informatie opzoeken

Andere bronnen bevatten ook veel waardevolle informatie. Zoek bestaande lessons learned, inzichten van experts en theorie op uit gepubliceerde interviews, artikelen, boeken, etc. en vraag betrokkenen naar aanvullende informatie.

Een rijk plaatje (praatplaat) maken

Verwerk de uitkomsten uit de gesprekken in een overzicht of 'rijk plaatje' (figuur 1). Een rijk plaatje is een begrijpelijk, visueel overzicht van alles wat er speelt in een uitdagende situatie. Daarin staan alle wensen, mogelijkheden en verwachtingen van de betrokkenen.

Belangrijkste onderdelen van een rijk plaatje:

  1. Betrokkenen en hun rol in de situatie
  2. Wensen en ideale rol van de betrokkenen. Onder welke voorwaarden kunnen die worden gerealiseerd?
  3. Onderlinge relaties tussen de betrokkenen. Wat brengen zij en krijgen zij van anderen?
De overzichten uit tabel 1 en figuur 1 worden in de loop van tijd aangevuld en verrijkt met inzichten uit de gesprekken of uit andere bronnen - wat vervolgens weer inspiratie biedt om anderen te spreken of opzoek te gaan naar aanvullende informatie. Dit is een zogenoemd iteratief proces: het gaat heen en weer en vult elkaar aan totdat je een compleet beeld hebt van de situatie. In de volgende fase ga je deze visualisatie bespreken (valideren) met de betrokkenen en gaan zij samen opzoek naar verbeteringen voor de situatie.
Figuur 1: Voorbeeld van een rijk plaatje.
Figuur 2: De belangrijkste onderdelen van een rijk plaatje.

Tips rijk plaatje maken

Leesbaarheid van het plaatje

  • Gebruik zoveel mogelijk afbeeldingen in plaats van tekst
  • Zorg ervoor dat de relatie-pijlen tussen de betrokkenen zo kort mogelijk zijn en elkaar niet of zo min mogelijk kruisen, anders krijg je een bord spaghetti!
  • Maak een netwerk van betrokkenen en stel niet één centraal
  • Gebruik verschillende kleuren in het rijke plaatje, en bedenk vooraf waar die kleuren voor staan
  • Omschrijf de betrokkenen, relaties, etc. in het rijke plaatje zo specifiek en expliciet mogelijk. Voor de huidige situatie voeg je eventueel anekdotes en ervaringen uit de praktijk toe

Onderdelen rijk plaatje

  • Zet de rol van de betrokkene, zijn handelingen en wensen, etc. in de relatie-pijlen tussen de betrokkenen
  • ‘Dingen’ in het plaatje: producten, organisaties, uitgangspunten (zoals theorieën) van een betrokkene, beleid, etc.
  • Schrijf het gezamenlijke doel los bij het rijke plaatje

Gebruik van het rijke plaatje

  • Gebruik het rijke plaatje tijdens de gesprekken als praatplaatje: “Klopt het wat hier is getekend, is dit inderdaad de situatie? Waarmee kan ik het aanvullen?”
  • Het plaatje is ‘work in progress’ en wordt dus steeds aangepast en verrijkt tijdens jouw onderzoek

Uitgebreide toelichting

Klik op de volgende link voor een uitgebreide toelichting op het voeren van gesprekken met betrokkenen, het formuleren van een gezamenlijk beeld van de situatie en het maken van een rijk plaatje.


- English version -


Understanding the complex and challenging situation

Getting into dialogue with stakeholders about their dreams and role in the situation

Your most important contribution as a (future) professional or researcher in a challenging practical situation, is finding out which are the relevant stakeholders and what their ambitions are. Which aspects of their situation would they like to change? Which obstacles do they encounter, what do they want to get rid off, and in which way would they like to be supported by others? What is their common ambition? These and other essential questions can be used during interviews with the stakeholders.

Work out the outcomes of the interviews in an overview or 'a rich picture' (figure 1). After that, the stakeholders will start a conversation with each other about the situation, based on this rich picture. By doing this, they jointly work on solutions that are broadly supported. Hierdoor werken zij samen aan breed gedragen oplossingen. You are guiding this process. So, you are not looking for solutions and recommendations, but are guiding the stakeholders in the process of searching for solutions.


Making a rich picture

A rich picture is a visual overview of all issues in a challenging and complex situation or wicked problem. It presents all the ambitions, dreams, opportunities and expectations of the stakeholders.

Main aspects of a rich picture:

  1. Stakeholders and their role in the situation
  2. Ambitions and the ideal role of the stakeholders. Under what circumstances can their ambitions or dreams become reality?
  3. Mutual relations between stakeholders. What do they bring and what do they gain from others?


Figure 1: Example of a rich picture (currently only in Dutch available, translated version will follow soon).















References